ممیزی

منظور از ممیزی دقیقا چه خدماتی است؟

 

براساس جدیدترین استاندارد بین المللی ممیزی سیستم های مدیریت (ISO 19011:2018) واژه “ممیزی” یا “Audit” یعنی:

،،

systematic, independent and documented process for obtaining objective evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which the audit criteria are fulfilled

فرآيند سيستماتيك، مستقل و مدون براي كسب شواهد اهداف مميزي و ارزيابي واقعي و بيطرفانه آن، به منظور تعيين ميزان برآورده شدن معيارهاي مميزي

    • مفهوم Inspection” یا “بازرسیبا ممیزی متفاوت است. بازرسی معمولا بدون اطلاع قبلی یا سرزده می باشد و رویکرد آن مبتنی بر یافتن نقص یا موضوعی خارج از قوانین تعیین شده است. خروجی فرآیند بازرسی لزوما منجر به تصمیم گیری نمی شود و صرفا شواهد و سوابقی برای قضاوت و ابزاری برای تعیین وضعیت موجود و اعمال سیاست های تشویقی و تنبیهی است.
    • در صورتی که “ممیزی” با اطلاع قبلی و برنامه ریزی شده است و سازمان را در بهترین شرایط بررسی می کند. برخلاف بازرسی، ممیزی لزوما محصول محور نیست و با رویکرد فرآیندی است. خروجی ممیزی به سازمان کمک می کند رویکرد های نامنطبق با اهداف و معیارها را تشخیص داده و علل آنها را ریشه یابی نموده و اقدامات اصلاحی لازم جهت بهبود را اتخاذ نماید. م”میزی

براین اساس و یک تعریف ساده خدمات ممیزی، مجموعه خدماتی است که از طریق آن کلیه یا بخشی از فرآیندهای سازمان را با اهدافی و معیارهای مشخص و از پیش تعیین شده و با رویکرد Coching و یا تسهیلگر و به عنوان فردی مستقل و با برنامه ریزی اعلام شده و با رعایتی اصول حرفه ای ممیزی می شود. در این شرایط انتظار این است که اهداف ممیزی محقق شده و ارزش افزوده در سازمان ایجاد شود.

 

مزایای انجام ممیزی حرفه ای

  • بررسی فرآیندهای سازمان از منظر یک ممیز مستقل و صالح
  • بهره مندی از تجربه و دانش ممیز
  • تشخیص مسائل با هزینه و زمان کمتر و بدون سعی و خطا
  • افزایش توانایی و مهارت تیم ممیزی در داخل سازمان
  • آمادگی حداکثری سازمان برای ممیزی مرکز صدور گواهینامه
  • هم افزایی و اثر مثبت در سازمان به جهت مستقل بودن ممیز
  • افزایش بهروری در سازمان از طریق نتایج ممیزی
  •  بازنگری اهداف و برنامه های با نتایج ممیزی حرفه ای
  • تسری فرهنگ پاسخگویی از عملکرد در سطوح مختلف سازمان
  • بهره مندی از یک دیدگاه عینی و تازه ممیزی و نداشتن نگرانی از نتایج

 نکات مهم در انتخاب ممیز

  • داشتن گواهینامه های بین المللی
  • داشتن اعتبار از مراجع صدور گواهینامه ها
  • سوابق و میزان تجربه در انجام ممیزی ها
  • تسلط به الزامات و معیارهای ممیزی
  • تسلط به استاندارد ISO 19011:2018
  • آشنایی مشاور با صنعت مورد نظر
  • تسلط به ابزارها و تکنیک های مورد نیاز
  • فن بیان و مهارت های ارتباطی
  • آشنایی با اصول رهبری و مدیریت افراد
  • مدیرت زمان (Time Management)
  • مدیریت ریسک (Risk Management)
  • مدیریت پروژه (Project Management)
  • مدیریت ارتباط (Relationship Management)
  • آشنایی با آداب و رسوم کسب و کار (Etiquette)

فرآیند ممیزی

l

۱. بیان درخواست

درخواست ممیزی از دو طریق “ایمیل” و یا “تکمیل فرم درخواست ممیزی” در پایین همین صفحه قابل ارایه می باشد.

بیشتر بدانید

1- بیان درخواست از طریق ایمیل:

درخواست ممیزی خود را با درج اطلاعات زیر:

  • نام مجموعه/شرکت/سازمان
  • زمینه فعالیت (تولید/خدمات/هردو)
  • شرح زمینه فعالیت
  • تعداد کارکنان
  • سابقه شرکت
  • معیار ممیزی
  • نام و نام خانوادگی
  • سمت شما
  • شماره تماس شما
  • هدف از انجام ممیزی

تکمیل کنید و به آدرس الکترونیکی mail@moforoughi.com ارسال کنید.

یاداوری: اطلاعات ارسال شده از طریق ایمیل باید کامل و موارد اشاره شده را پوشش دهد، در غیر اینصورت بایستی به طور مجدد تکمیل و ارسال شود.

 

2- بیان درخواست از طریق فرم درخواست ممیزی:

اطلاعات در نظر گرفته شده در فرم درخواست ممیزی در پایین همین صفحه را تکمیل نموده و روی دکمه ارسال کلیک کنید.

 

2. بررسی اطلاعات مستند

اطلاعات درخواست بررسی و براساس معیار ممیزی مدارک و مستندات لازم برای ممیز ارسال می شود.

بیشتر بدانید

 اطلاعات درخواست ممیزی ابتدا از نظر کفایت بررسی و در صورت نواقص احتمالی به مشتری اطلاع رسانی می شود.

براساس موضوع درخواست و اهداف و معیارهای ممیزی مورد نظر لازم است مدارک و مستنداتی نظیر موارد زیر از سوی سازمان به ممیز ارایه شود:

  • نمودار سازمانی
  • نقشه فرآیند (Process Map)
  • اسامی مالکان فرآیند (Process Owners)
  • Context سازمان

شایان ذکر است مدارک و مستندات مورد نیاز توسط ممیز اعلام می شود.

 

i

3. ارایه پروپوزال و صورتحساب

برمبنای اطلاعات دریافت شده و تجزیه و تحلیل صورت گرفته، پروپوزال و صورتحساب توسط ممیز تهیه و ارایه می شود.

بیشتر بدانید

پروپوزال انجام ممیزی شامل موارد زیر تهیه می شود:

  • اهداف ممیزی
  • مراحل اجرای فرآیند ممیزی
  • درنظر گرفتن محدودیت های اعلام شده از سوی سازمان
  • تعهدات ممیزی و سازمان
  • منابع مورد نیاز
  • موارد فورس ماژور

 

در ادامه صورتحساب ممیزی به پیوست پروپوزال ارسال می شود.

 

4. پرداخت اولیه

سازمان ممیزی شونده بایستی پروپوزال را بررسی و پرداخت اولیه را انجام دهد.

بیشتر بدانید

پس از توافق در پروپوزال ارسالی ممیز، 70 درصد صورتحساب ممیزی توسط سازمان پرداخت شده و 30 درصد باقی مانده پس از ارایه گزارش ممیزی قابل پرداخت است.

5. ارایه برنامه‌ ممیزی

براساس زمان و اهداف ممیزی، برنامه ریزی توسط ممیز انجام و ارایه می شود.

بیشتر بدانید

در این مرحله برنامه ممیزی شامل موارد زیر است که برای مشتری ایمیل می شود:

  • زمان دقیق ممیزی
  • دامنه کاربرد ممیزی
  • اهداف ممیزی
  • زمان افتتاحیه و اختتامیه
  • ساعات مراجعه به فرآیندها
  • تیم ممیزی
  • معیارهای ممیزی در هر فرآیند
  • زمان های استراحت
  • زمان ارایه گزارش

بدیهی است اگر از منظر مشتری محدودیت یا محدودیت هایی در اجرا برنامه وجود داشته باشد، قبل از شروع برنامه تعامل لازم با ممیز صورت می گیرد تا بازنگری های لازم صورت پذیرد.

I

6. اجرای برنامه ممیزی

مطابق برنامه ریزی انجام شده، ممیزی به طور دقیق اجرا می شود.

بیشتر بدانید

ممیزی مطابق برنامه ریزی صورت گرفته اجرا می شود و سازمان بایستی مطابق با برنامه منابع و اطلاعات لازم در راستای تحقق اهداف ممیزی فراهم نماید.

7. ارایه گزارش ممیزی و تسویه حساب

گزارش ممیزی توسط ممیز به صورت مدون برای مشتری ایمیل شده و تسویه حساب انجام می شود.

بیشتر بدانید

گزارش ممیزی شامل موارد زیر تهیه و به مشتری ارایه می شود:

  • گزارشی مفصل از نقاط قوت و نقاط نیازمند بهبود فرآیندها
  • میزان انطباق رویکرد سازمان با اهداف کلان و استراتژیک
  • میزان انطباق با معیارهای ممیزی
  • توصیه های ضروری جهت بهبود مستمر و رفع عدم انطباق ها

 

در ادامه سازمان ممیزی شونده پس از دریافت گزارش تسویه حساب می نماید.

 

فرم درخواست ممیزی

لطفا اطلاعات زیر را با دقت تکمیل بفرمایید.

10 + 4 =