مشاوره
منظور از مشاوره دقیقا چه خدماتی است؟
قبل از اینکه واژه “مشاوره” یا “Consulting” راتعریف کنم، مفاهیم واژگان زیر را در نظر بگیرید:
- “Advisor” یا “توصیه کننده” یا “رایزن” : کسی که در زمینه ای خاص به فرد، افراد یا سازمان توصیه هایی می کند یا مشورت می دهد.
- “Coach/Mentor” یا “تسهیلگر/مربی“: این دو واژه اندکی با هم متفاوت اند ولی هر دو به فرد یا افراد به طور معمول یک به یک برای رسیدن به پتانسیل کامل خود و قرار گرفتن در مسیر صحیح کمک می کنند ولی به طور مشخص راه حل ارایه نمی دهند. یک مشاور ممکن است در بخشی از فرآیند مشاوره در سازمان به عنوان تسهیلگر یا مربی با مدیران تعامل داشته باشد ولی این دو واژه کاملا عناوین تخصصی و حرفه ای هستند و افرادی مجرب به طور ویژه این عنوان شغلی را دارند. شایان ذکر است کسانی که خود را در Coaching و یا Mentoring متخصص می دانند، از به کار بردن عنوان “مشاور” پرهیز می کنند.
،،
A consultant is an independent advisor who adds value by helping managers to
identify and achieve beneficial change appropriate to their situation
مشاوره توصیه کننده مستقلی است که از طریق کمک به مدیران در شناسایی و دستیابی به تغییرات سودمند متناسب با وضعیت خود، ارزش افزوده ایجاد می کند.
براین اساس و یک تعریف ساده خدمات مشاره، مجموعه خدماتی است که از طریق آن دریافت کننده خدمات مشاوره، مسئله سازمان خود را (البته اگر نداند) تشخص داده، راه حل آن را تعیین نموده و با کمک مشاور آن را در سازمان اجرایی می کند. در این شرایط انتظار این است که اهداف مورد نظر محقق شده و ارزش افزوده در سازمان ایجاد می شود.
مزایای به خدمت گرفتن مشاور
- بهره مندی از دانش و تکنیک ها و تخصص های جدید
- حل مسایل با هزینه ای به مراتب کمتر و بدون سعی و خطا
- کاهش هزینه های توسعه و بهبود به پشتوانه تجربه مشاور
- هم افزایی و اثر مثبت در سازمان به جهت مستقل بودن مشاور
- افزایش بهروری در سازمان
- به عنوان کاتالیزور تغییر در سازمان موثر خواهد بود
- تسری فرهنگ مشورت و رایزنی در سطوح مختلف سازمان
- بهره مندی از یک دیدگاه عینی و تازه حل مسئله و نداشتن نگرانی از نتایج
- بهره مندی از توصیه های به موقع و صحیح در راستای دستیابی به اهداف
- بهره مندی از تسهیلگری و مربی گری افراد در راستای حل مسئله
نکات مهم در انتخاب مشاور
- سوابق و میزان تجربه در ارایه خدمات مشاوره
- توانایی Customise یا ویژه سازی کردن اصول و روش ها
- آشنایی مشاور با صنعت مورد نظر
- تسلط به ابزارها و تکنیک های مورد نیاز
- دارای تخصص در زمینه مورد نظر
- توانایی تشخیص مسائل و راه حل آنها
- آشنایی با اصول رهبری و مدیریت افراد
- مدیرت زمان (Time Management)
- مدیریت ریسک (Risk Management)
- مدیریت پروژه (Project Management)
- مدیریت ارتباط (Relationship Management)
- آشنایی با آداب و رسوم کسب و کار (Etiquette)
فرآیند مشاوره
۱. بیان درخواست
درخواست مشاوره از دو طریق “ایمیل” و یا “تکمیل فرم درخواست مشاوره” در پایین همین صفحه قابل ارایه می باشد.
بیشتر بدانید
1- بیان درخواست از طریق ایمیل:
درخواست مشاوره خود را با درج اطلاعات زیر:
- نام مجموعه/شرکت/سازمان
- زمینه فعالیت (تولید/خدمات/هردو)
- شرح زمینه فعالیت
- تعداد کارکنان
- سابقه شرکت
- موضوع مشاوره
- نام و نام خانوادگی
- سمت شما
- شماره تماس شما
- شرح مسئله یا دغدغه هایی که مشاور باید در حل آن همکاری کند.
تکمیل کنید و به آدرس الکترونیکی mail@moforoughi.com ارسال کنید.
یاداوری: اطلاعات ارسال شده از طریق ایمیل باید کامل و موارد اشاره شده را پوشش دهد، در غیر اینصورت بایستی به طور مجدد تکمیل و ارسال شود.
2- بیان درخواست از طریق فرم درخواست مشاوره:
اطلاعات در نظر گرفته شده در فرم درخواست مشاوره در پایین همین صفحه را تکمیل نموده و روی دکمه ارسال کلیک کنید.
2. بررسی و Gap Analysis
درخواست شما بررسی و براساس موضوع درخواست Gap های محتمل تجزیه و تحلیل می شود.
بیشتر بدانید
اطلاعات درخواست مشاوره ابتدا از نظر کفایت بررسی و در صورت نواقص احتمالی به مشتری اطلاع رسانی می شود.
براساس موضوع درخواست و مسئله مطرح شده از سوی مشتری، فرآیند بررسی درخواست و تجزیه و تحلیل Gap ها در دو حالت زیر انجام می شود:
1- بررسی خارج از سازمان (Off Site):
مشاور با استفاده از اطلاعات دریافت شده از مشتری و دانش و تجربه خود و نیز اطلاعات ویژه صنعت مورد نظر و مسئله مشتری بررسی های لازم را انجام داده و دامنه کاربرد (Scope) پروژه و نیازمندی ها را تعیین می نماید.
2- بررسی داخل سازمان (On Site):
طی جلسه ای در سازمان با متعاملین اصلی پروژه و بنابر موضوع درخواست ” و در صورت لزوم بازدید از محل اجرای فرآیندهای مرتبط انجام می گیرد و محدودیت ها و ابهامات احتمالی در راستای تحقق پروژه مورد بررسی قرار می گیرد.
3. ارایه پروپوزال
برمبنای اطلاعات دریافت شده و تجزیه و تحلیل صورت گرفته، پروپوزال توسط مشاور تهیه و ارایه می شود.
بیشتر بدانید
در تهیه و ارایه پروپوزال 2 حالت وجود دارد:
1- پروپوزال های General (کلی)
پروپوزال هایی که روش حل مساله در آنها متداول و چهار چوبی مشخص دارد. به طور مثال پروژه های استاندارد سازی اعم ISO 9001 یا IATF16949 و از این قبیل که مراحل اصلی شامل طرح ریزی و اجرا و بازنگری و اقدام در آنها متدوال و بر کلیه متخصصان این حوزه واضح و روشن است و بنا به مقیاس سازمان Customise (ویژه سازی) می شود.
این پروپوزال ها پس از تهیه توسط مشاور، برای مشتری ایمیل می شود. بدیهی است اگر نیاز به اصلاحاتی باشد، از طریق ایمیل تعامل لازم صورت می گیرد.
2- پروپوزال های Special (خاص)
پروپوزال هایی که روش حل مسئله در آنها خاص و برای سازمان ها منحصر به فرد است. به طور مثال مدیریت زنجیره تامین کنندگان، سیستم مدیریت فرآیند.
جهت ارایه پروپوزال ها ابتدا مشاور و مشتری بایستی طی دو مرحله قبل به توافق کلی رسیده باشند و از آنجایی که این نوع پروپوزال ها زمان کار کارشناسی و تخصصی قابل توجه ای از مشاور می گیرد، مشتری بایستی براساس موضوع و پیچیدگی پروژه و مطابق درخواست مشاور هزینه تهیه و ارایه پروپوزال را پرداخت نماید.
4. عقد قرارداد
پس از توافق طرفین، قرارداد طی 2 نسخه تهیه و توسط “مشاور” و “مشتری” امضاء می شود.
بیشتر بدانید
کلیه توافق ها بین مشاور و مشتری نظیر موضوع، زمان، تعهدات طرفین، نحوه پرداخت ها، الزامات قانونی و مقرراتی در صورت لزوم و موارد فورس ماژور در قرارداد قید شده و در دو نسخه تهیه و به تایید طرفین می رسد.
5. برنامه‌ریزی
براساس زمان و تحویل دادنی های (Deliveravles) توافق شده پروژه برنامه ریزی توسط مشاور انجام و ارایه می شود.
بیشتر بدانید
در این مرحله برنامه ریزی شامل موارد زیر انجام شده و برای مشتری ایمیل می شود:
- مراحل پروژه
- تعداد جلسات
- بازه های زمانی
- فعالیت ها و وظایف
- تحویل دادنی ها در هر مرحله
- مخاطبان و متعاملین فعالیت ها
- نحوه ارتباطات ذینفعان پروژه
- اهداف
بدیهی است اگر از منظر مشتری محدودیت یا محدودیت هایی در اجرا برنامه وجود داشته باشد، قبل از شروع برنامه تعامل لازم با مشاور صورت می گیرد تا بازنگری های لازم صورت پذیرد.
6. اجرا و پیاده سازی پروژه
مطابق برنامه ریزی انجام شده، فعالیت های پروژه اجرا و راه حل مسئله پیاده سازی می شود.
بیشتر بدانید
پروژه مطابق برنامه ریزی صورت گرفته اجرا می شود و سازمان بایستی مطابق قرارداد منابع و اطلاعات لازم در راستای تحقق اهداف پروژه را فراه نماید.
7. بازنگری و حصول اطمینان
جهت حصول اطمینان از برآورده شدن انتظارات و خواسته های مشتری در مراحل مختلف تا انتهای پروژه اهداف مورد بازنگری قرار می گیرند.
بیشتر بدانید
برای حصول اطمینان از تحقق اهداف و موارد قابل پیش بینی و غیرقابل پیش بینی و نیز کنترل و مدیریت ریسک ها، مطابق برنامه ریزی در مراحل مختلف پروژه پیشرفت فعالیت ها و تحقق اهداف پایش و در صورت لزوم بازنگری می شوند.
بدیهی است اگر موارد و محدودیت هایی در تحقق اهداف پروژه پیش بینی شود، در زمان مناسب به مدیران و متعاملین پروژه اطلاع رسانی می شود.
8. تحویل پروژه
طی جلسه ای در آخرین روز پروژه گزارشی از آنچه در سازمان رخ داده است، ارایه و چگونگی نگهداشت آن تشریح می شود.
بیشتر بدانید
پس از اجرای آخرین مرحله پروژه، جلسه ای با متعاملین و راهبران اصلی پروژه برگزار شده و گزارشی از وضعیت جدید (After-Before) و فعالیت ها و توصیه های لازم جهت نگهداشت و بهبود مستمر پروژه محقق شده به همراه نقاط ضعف و قوت سازمان ویژه موضوع مورد نظر ارایه می شود.
فرم درخواست مشاوره
لطفا اطلاعات زیر را با دقت تکمیل بفرمایید.