مقدمه:

با آمدن ویروس “Pandemic” یا عالم گیر COVID-19 از خانواده “CORONA” کسب و کارهای کوچک، متوسط و بزرگ سرتاسر جهان را درگیر خود کرده و چشم اندازی پر از عدم قطعیت برای صاحبان کسب و کار ترسیم نموده است.

حال رهبران سازمان چه باید بکنند؟

ابتدا به آن دسته رهبرانی که از اخلال در روند کسب و کار خود و تداوم همیشگی آن مایوس شده اند و منتظرند تا همه چیز به شرایط قبل برگردد، لازم است یادآوری کنم که:  

• آیا زمانی که در بحران نوسانات شدید ارزی، نرخ ارز در مدت کوتاهی از حدود 3500 تومان به 5000 تومان افزایش داشت، دست از کار کشیدید؟
• آیا زمانی که این نرخ در مدت کوتاه تری به بیش از 12000 تومان افزایش داشت، کسب و کار خود را متوقف کردید؟
• آیا در سال 98 تا به امروز که تعاملات مالی و بازرگانی در محدود ترین شرایط 30 سال اخیر است، شرکت خود را تعطیل کرده اید؟
• آیا اینها برای کسب و کار شما بحران محسوب نمی شدند؟

شیوع عالم گیر ویروس کرونا نیز بحرانی دیگر برای کسب و کار است با این تفاوت که کلیه کسب و کارها در سراسر جهان متاثر از آن هستند. بنابراین شاید در این بحرانی فرصت هایی نهفته باشد که در بحران های گذشته وجود نداشته است.

با مطالعه ای که از مقاله “RAPID CRISIS RESPONSE COVID-19 CHECKLIST” از گروه مشاوران بوستون یا BCG و با مروری که بر ﮔﺰارش داﻧﺸﮑﺪه ﮐﺎرآﻓﺮﯾﻨﯽ داﻧﺸﮕﺎه ﺗﻬﺮان داشتم، و همچنین مروری که بر مقاله های منتشر شده در این روزها داشتم به راهکاری نسبتا ساده رسیدم که هم برای کسب و کارهای فعال در ایران اجرایی و اثربخش باشد. ابتدا این راهکار را در یکی از شرکت هایی که چند سالی است مشاورشان هستم، به کمک واحد تضمین کیفیت آنها، این راهکار را طرح ریزی و پیاده سازی کردم و پس از حصول اطمینان از اثربخشی آن تصمیم گرفتم، آن را به اشتراک بگذارم.

حال گام های این راهکار:

گام 1) طی جلسه ای با هیات مدیره و یا سهامداران 3 تا 5 سناریو محتمل را در نظر گرفته و بودجه فروشی که برای هر سناریو متصور هستید را تعیین کنید.  به طور مثال:

گام 2) چک لیست حوزه های 4 گانه زیر برای هر سناریو جداگانه مرور شده و اینکه کدام بخش در چه سناریو موضوعیت پیدا می کند بایستی تعیین شود. (برای آشنایی بیشتر Sheet استراتژی فایل Excell را ببینید)

اینکه کدام بخش در چه سناریویی موضوعیت دارد، بسته به Context هر سازمان و صنعت مورد نظر متفاوت است. ولی نکته حائز اهمیت این است که تعیین مرور این حوزه ها بایستی با رویکرد چند تخصصی (Multidisciplinary) صورت گیرد تا اثربخشی لازم را داشته باشد. به طور مثال شاید لازم باشد علاوه بر مدیر مالی، مدیر فنی و تولیدی، سرپرست نگهداری و تعمیرات، مشاور مالی یا حقوقی و یا سرمایه گذاری سازمان نیز در جلسات حضور داشته باشند.

گام 3) برای هر بخش در هر سناریو فعالیت مرتبط را تعریف و تاریخ شروع، اعضای تیم و مسئول و تناوب انجام اقدام را تعیین کنید.(برای آشنایی بیشتر Sheet خوشبینانه، واقع بینانه، بدبینانه و خیلی بدبینانه فایل Excell را ببینید)

نکات  ضروری در تکمیل چک لیست:

• می توانید برخی از بخش ها را متناسب با شرایط سازمان خود تغییر دهید.
• برخی از بخش ها ممکن است برای سازمان شما موضوعیت نداشته باشد.
• در بعضی از بخش ها ممکن است به جای یک فعالیت چندین فعالیت تعریف شود.
• مسئولیت ها را با توافق و به نحوی شفاف به فرد مورد نظر تفویض کنید و اطمینان حاصل کنید که اقدام به نحوی اثربخش اجرایی می شود.
• اقداماتی تعریف نکنید که قادر به انجام آن نیستید و انتخاب معقول و متناسب با توانمندی سازمان داشته باشید.

گام 4) فردی در سازمان را برای اندازه گیری و پایش میزان پیشرفت اقدامات و ارایه گزارش های لازم تعیین کنید.

گام 5) متناسب با شرایط و اطلاعات دریافتی از روند بحران، فعالیت ها را بازنگری کنید.

منبع: BCG، دانشکده کارآفرینی دانشگاه تهران