استانداردهای سیستم مدیریت مزایای فن آوری، اقتصادی و اجتماعی را به همراه دارد: 

یک سیستم مدیریت صحیح اجرا شده می تواند به قدرت مالی و تاب آوری یک سازمانی کمک کند. علاوه بر این، سازمان استاندارد سازی (ISO) خاطرنشان می کند که استانداردهای رسمی سیستم مدیریت پذیرفته شده بین المللی مزایای مهم فنی، اقتصادی و اجتماعی را به همراه دارد. آنها به هماهنگی مشخصات فنی محصولات و خدمات کمک می کنند، صنعت را کارآمد تر  و موانع تجارت بین المللی را مرتفع می کنند. علاوه بر این، استفاده از استانداردها زبانی یکنواخت در صنایع ایجاد می کند. این امر شرکتهای بین المللی را قادر می سازد تا به نحوی یکپارچه ارتباط برقرار کرده و فعالیت کنند. (ISO, 2014)

استانداردهای سیستم مدیریتی توسط مشاغل، اعم از بزرگ و کوچک مورد استفاده قرار می گیرد تا اطمینان حاصل شود که عملیات، محصولات و خدمات انتظارات مشتری برآورده شده یا از آن فراتر می رود. آنها همچنین برای نظارت بر سلامت سازمان و پیشبرد بهبود مداوم مورد استفاده قرار می گیرند. بهترین سیستم ها فرصت های پی در پی را برای سازمان ها فراهم می کند تا روند خود را بهبود بخشند. با داشتن سیستم مبتنی بر استاندارد ISO، شرکت ها با بهترین روش هدایت می شوند. برای مدیریت هیچ چیز به اندازه نادیده گرفتن یک کسب و کار منحصر به فرد بحرانی نیست. سازمان ها در هر مرحله مدل کلاسیک Plan-Do-Check-Act (برنامه- انجام- بررسی- اقدام) یاد می گیرند.

تفرک مبتنی بر استراتژیک:

کلیه استانداردهای جدید و به روز شده بر لزوم تفکر استراتژیک تر توسط رهبری شرکت تأکید   می کند. تجزیه و تحلیل و ارزیابی ریسک سیستم مدیریتی تعریفی واضح برای صاحبان فرآیند، مسئولیت ها و اقدامات کاهش دهنده ویژه و همچنین جزئیات و زمانبندی مربوط به این اقدامات فراهم کرده است. سیستم مشخص می کند که چگونه، کجا و چرا این اقدام انجام می شود. از طریق فعالیتهای بهبود مستمر، سیستم کنترل می شود و کلیه اقدامات مستند سازی و به روز    می شوند. بنابراین فرآیندها می توانند در کل شرکت و در هر سایت مرتبط برای سنجش اثربخشی با معیار های داخلی و خارجی در دسترس باشند.

این طرز تفکر جدید بر اجرای فعالیت هایی که می تواند از پیشرفتهای مستمر و گام های کوچک در محل کار تا پیشرفتهای چشمگیر کل سازمان باشد، تأکید دارد. سازمان باید از طریق تجزیه و تحلیل داده ها اهداف بهبود محصولات، فرآیندها، ساختارهای سازمانی و سیستم مدیریتی خود را تعیین کند. فرآیندهای بهبود باید از یک ساختار ساختاری پیروی کنند و چرخه PDCA را در نظر داشته باشند اما یک مرحله دیگر را نیز اضافه می کنند که به عنوان چرخه Plan Do Modify  (PDM)  شناخته می شود. این روش باید بطور مداوم برای کلیه فرایندها بکار رود و سازمان باید اطمینان حاصل کند که پیشرفت مداوم به عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی برقرار می شود. این با ارزیابی مستمر خود و با استفاده از یک فرآیند بلوغ ساختاری حاصل می شود.
سازمان باید عملکرد خود را در برابر معیارهایی مشخص بررسی کند، سطح بلوغ فعلی را مشخص و نقاط قوت و ضعف آن را تعیین کند. معیارهای ارائه شده برای سطوح بالاتر می تواند به سازمان کمک کند تا مواردی را که بایستی در نظر بگیرد، درک کند و به آن در تعیین پیشرفت های لازم برای رسیدن به بلوغ بالاتر و در نهایت تأثیر مثبت در سطح پایین کمک کند.

بازگشت سرمایه گذاری:

مطالعات نشان داده اند که ISO و استانداردهای به دست آمده از آن بیش از گذشته به پایداری اقتصادی یک شرکت کمک می کند. تعداد زیادی از تولید کنندگان و مشتریان کسب و کار با تأمین کنندگانی نظیر خودرو، هوافضا و مراقبت های بهداشتی که گواهینامه معتبر ندارند، تجارت هم انجام نمی دهند. چارچوب امنیت سایبری جدید NIST (National Institute of Standards and Testing) که در فوریه سال 2014 منتشر شد، نقشه های استفاده از استانداردهای بین المللی داوطلبانه را پشتیبانی می کند.

یک مطالعه دانشگاه هاروارد در مورد مزایای ISO 9001 به وضوح نتایج قدرتمندی را از سازمان هایی نشان داده است که این استاندارد را به به کار گرفته اند در مقابل دیگرانی که از این این استاندارد ها استفاده نمی کنند. (مقایسه پذرش کنندگان استانداردهای مدیریتی با دیگران، Toffel,2010):

• رشد 10٪ رشد فروش سریعتر را نسبت به دیگران تجربه کرده اند،
• احتمالاً هیچ گزارشی در مورد جبران خسارت کارگران (صفر) گزارش نکرده اند،
• 10٪ سریعتر از دیگران اشتغال ایجاد کرده اند،
• درآمد حقوق و دستمزد 13.5٪ سریعتر از دیگران داشته اند،
• از احتمال زنده ماندن نسبت به افراد بیشتر پذیرش بیشتر احتمال دارد.

بعلاوه، موسسه استاندارد بریتانیا مطالعه مستقل اخیر را انجام داده است و دریافت که مشتریان دارای گواهینامه ISO 9001:

• بهبود عملکرد آنها در بازار بیش از 100٪ بوده است،
• 55% صرفه جویی در هزینه داشته اند،
• 71% مشتری جدید را به دست آورده و مشتری های موجود را حفظ کرده اند،
• 75% عملکرد عملیاتی خود را بالا برده اند،
• 75% سطح رضایت و وفاداری مشتری خود را بهبود بخشیده اند،
• 48% درصد چرخه ساخت را کاهش داده اند.

افزایش اطمینان زنجیره تأمین:

قابلیت اطمینان و اعتماد به مشاغل بین المللی و روابط زنجیره تأمین نگرانی همه جانبه برای بیشتر سازمان ها است. با پیچیدگی زنجیره های تأمین و رشد معاملات تجاری بین المللی در سایر نقاط جهان، به سختی می توان تشخیص داد که تأمین کنندگان شما رویه های شایسته و مسئولانه کسب و کار را دنبال می کنند . صدور گواهینامه ISO روشی است برای اطمینان از اینکه شرکای تجاری شرکت شما از استانداردهای بین المللی پیروی می کند و بر همین اساس می توانند یک روند غربالگری را برای تأمین کنندگان جدید ارائه دهند و اطمینان حاصل کنند که سایر تامین کنندگان شما نیز معتبر و قابل اعتماد هستند.

به یاد داشته باشید، تأثیر یک حادثه در زنجیره تأمین می تواند برای یک سازمان ویران کننده بوده و حتی ممکن است شاهد به وجد آمدن آن نباشد.  رویکردی استاندارد سیستم های مدیریت با مجموعه از قوانین تعامل و انتظارات تعیین شده، احتمال وقوع این اتفاق را بسیار کاهش می دهد.

نتیجه:

پیاده سازی و صدور گواهینامه یک سیستم مدیریت معتبر خواهد توانست:

• اطمینان دهد آگاهی و پیروی از مجموعه مشخصی از دستورالعمل های داخلی، خارجی، استانداردها، رویه ها، سیاست ها، مقررات و قوانین و سایر تعهدات (مانند قراردادها و توافق نامه های سطح خدمات) مربوط به مدیریت انعطاف پذیری عملیات را برقرار است،
• فعالیت های زاید را متناسب با هزینه های مرتبط با آنها حذف کند،
• منابع انسانی را بطور مؤثر، توسعه و بهینه نماید،
• فرآیند برقراری بودن تعامل مداوم صاحب یک کسب و کار و مدیران واحدهای سازمانی در سراسر شرکت را تسهیل کند،
• با یک رویکرد مشترک و مشارکتی تا حد زیادی بر چگونگی برنامه ریزی، کنترل، عملیاتی، آزمون، اندازه گیری و مدیریت ریسک عملیاتی و کنترل سیستم مدیریت با هدف نهایی اثربخشی، کارآیی و کاهش قرار گرفتن در معرض ریسک موثر باشد،

مؤثرترین سیستم مدیریت از استانداردهای بین المللی پیروی می کند و بخشی از استراتژی کسب و کار سازمانی است. یکی از موارد قابل توجه به زبان ساده “روشی که ما همیشه می توانیم تجارت کنیم” و دیگری مبتنی بر پیشرفت مستمری است که در تار و پود یک سازمان نهفته است.

به کارگیری مؤثر استانداردهای ISO نیاز به یک رویکرد جامع از جمله آموزش ، خدمات ارزیابی و فناوری دارد.

منبع: Quality Magazine